Actualmente o e-mail é o principal meio de comunicação electronica entre as empresas, e com os seus clientes, isso torna esta ferramente extremamente relevante e que diz muito da identidade, credibilidade e  profissionalismo das empresas.

As  organições que prezam pela gestão da sua imagem corporativa e segurança, têm investido em e-mails corporativos. É importante entender que sua empresa precisa investir na gestão das mensagens electrónicas de forma profissional.

O que é um e-mail corporativo?

Diferentemente do e-mail pessoal, que possui domínios de empresas que fornecem esse tipo de serviço, como Google, Yahoo, Hotmail, tvcabo, tdm entre outras, o e-mail corporativo tem o domínio da empresa (@nomedaempresa.co.mz), criando uma identidade corporativa para o e-mail da empresa. Com um e-mail corporativo, passamos a assinar nossos e-mails representando a empresa, e por isso é fundamental que se utilize-o exclusivamente para fins profissionais.

É muito comum ver empresas que usam por exemplo: minhaempresa@gmail.com, contatoempresa@ hotmail.com, etc. Além de transmitir pouca credibilidade, o uso de e-mail de outras empresas, divulga o nome de outras ao invés da empresa que enviou o e-mail.

Vantagens do e-mail corporativo para sua empresa:

Credibilidade: demonstra profissionalismo e transmite confiança. Quando o e-mail não é corporativo  gera desconfiança por parte de quem recebe o e-mail, que pode ser um potencial cliente, especialmente se tal cliente for outra empresa. Gerá duvidas quando se vê no cartão de visita um email do tipo yahoo, hotmial, etc por exemplo.

Segurança dos dados da empresa – Os domínios gratuitos de e-mail não oferecem serviços sem uma compensação. A princípio, esses servidores têm acesso às informações das caixas de e-mail a fim de exibir anúncios relacionados com os gostos dos utilizadores.

Lendo os termos de uso atentamente, notará que os seus dados são usados de diversas maneiras, sendo que algumas delas não são muito positivas. Diante desse fato, será que vale a pena deixar informações confidenciais da empresa a mercê de terceiros?

Com o e-mail corporativo, dados a respeito de negociações e vendas ficam totalmente protegidos.

 Suporte: em situações de dificuldades de acesso, torna-se fácil contactar a empresa local que fornece o serviço e se responsabiliza por garantir assistência técnica. O que não acontece em e-mails grátis. Caso queira configurar o e-mail no celular ou outro dispositivo novo, com apenas uma chamada tem tudo resolvido.

Reputação: A circulação de mensagens de e-mail corporativo com o domínio faz com que a internet crie uma reputação das empresa online, inclusive reduzindo a chance das mensagens serem confundidas com SPAM ou vírus por sistemas de segurança.

Arquivo: o e-mail corporativo permite que dados referentes à negociações anteriores fiquem armazenados em apenas um lugar. O gestor pode usar o e-mail corporativo para consultar informações a respeito das pessoas que já prestaram serviço para a empresa, entre outros dados relevantes.

Por outro lado, não se corre o risco de ter os dados da empresa apagados repentinamente ou fornecidos para terceiros sem conhecimento da empresa;

Endereços personalizado: facilita para que o cliente saiba com que sector da empresa está em contacto, o que vale tanto para empresas de grande porte quanto para as micro e pequenas empresas. Grandes empresas podem usar o nome e o sector antes do nome da empresa. Pequenas empresas podem organizar os e-mails por setor@empresa.co.mz

Facilidade de acesso: facilita a memorização do site da empresa e assim, quem já recebeu um e-mail tem mais chances de visitar o site;

Custos

Antes a criação de um e-mail corporativo tinha custos muito altos, pois implicava, adquiri servidores, licença do MS Exchange, uma linha de internet, e técnicos para gerir o sistema, entre outros recursos que claramente envolvem custos elevados.

Hoje, pela evolução da tecnologia e dos paradigmas de prestação de serviços, empresas como a Handza oferecem este serviço a custos extremamente reduzidos, competitivos e sustentáveis para empresas de qualquer dimensão.

• A criação de um domínio custa 3500Mts Anuais
• E 400Mts mensais por cada conta de e-mail

Para quem cria o domínio na Handza, recebe de brinde um micro site.

Vantagens de hospedar o e-mail corporativo na Handza

• Garantimos disponibilidade dos serviços em 99.9% do tempo;
• Estamos sediados em Moçambique;
• Prestamos assistência técnica gratuita;
• Apoiamos na configuração do e-mail no Outlook, celulares e outros dispositivos;
• Damos formação aos nossos clientes sem custos adicionais;

Cuidados com o e-mail corporativo

Todo cuidado é pouco com o e-mail corporativo, pel que, veja a lista de “boas maneiras”:

1. Use títulos concisos e objetivos, indo direto ao assunto;
2. Seja objetivo em suas mensagens, deixando assuntos mais complexos e longos para conversas pessoais ou anexe um documento detalhado ao seu e-mail;
3. Inicie seu e-mail sempre com uma saudação, evitando termos como “querida”, “meu amor” e “anjo”. Seja profissional e use saudações como “prezado”, “caro”, “senhor”, “senhora”;
4. Termine seus e-mails com uma despedida formal, como “atenciosamente” ou “cordialmente”;
5. Releia seu e-mail para verificar se não há erros de ortografia;
6. Se estiver ausente do escritório, deixe um e-mail automático de resposta, informando quando estará disponível;
7. Sempre dê retorno aos seus e-mails, de preferência, no mesmo dia do recebimento;
8. Não trate de assuntos particulares no e-mail corporativo.

Desejamos sucessos a sua empresa.

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